EFFECTS CORNER:Presupuestando VFX

(Artículo original de Scott Squires publicado el 25 de octubre de 2007)
Traducido al español por Miguel A.S. Cogolludo con permiso del autor.

He cubierto algunas cuestiones básicas sobre este tema en el artículo "Ofertas de precios y Preproducción". Entraré en más detalles en este artículo.

Como traté previamente, presupuestar efectos especiales puede ser muy difícil. Posiblemente tengas que desarrollar nuevas técnicas y estéticas. ¿Cuánto tiempo se le dedicará y cuánta gente? Añade a esta mezcla los cambios creativos del director que ocurren en cualquier proyecto de película. ¿Debes calcular 2 tomas? ¿5 tomas?

Trataré aquí de películas de cine. Presupuestar es más o menos igual para televisión o publicidad, con unas cuantas diferencias clave. Los programas de televisión pueden tener un pequeño equipo permanente ( o al menos una compañía de vfx asignada) si hay muchos vfx. También tienden a tener muy poco tiempo o presupuesto. Normalmente no hay tiempo para storyboards en televisión. En muchos casos les dicen cuánto ha sido presupuestado para los efectos y tienen que trabajar con ello. En publicidad, gran parte del trabajo final se puede realizar en un Flame™ o sistema similar. Estos son caros sistemas de alta gama donde el cliente se sienta en la sala y guía a los artistas para conseguir el efecto que quiere. Nótese que en películas para cine se usa Flame y otros equipos según se necesiten, donde el cliente es el supervisor de vfx. Para el trabajo 3D de alta gama, puede ir por una "pipeline" (Nota del Traductor: como traducción, propongo: "canalización", pero creo que el término "pipeline" está suficientemente implantado y se entiende) similar a de una película, pero con un equipo más pequeño. El presupuesto y el tiempo de postproducción para efectos por segundo en un anuncio puede ser mucho mayor que para película de cine, puesto que un anuncio solo dura entre 30 y 60 segundos. En publicidad se tienen storyboards detallados y pueden tener previsualización, porque lo usan como una herramienta de ventas para el cliente final. Tanto la publicidad como la televisión se suelen hacer principalmente a la resolución estándar de televisión, lo que lo hace un poco más rápido y más fácil que las películas de cine), pero con la llegada de la alta definición, ahora se hacen a una resolución de cine o muy proxima.

El presupuesto medio de una película actual de Hollywood es de aproximadamente 100 millones de dólares. En una película de VFX puede que incluso más. Para una película "de efectos visuales" el presupuesto de de los vfx puede estar entre 1/5 a ½ del presupuesto total, por lo que es de vital importancia que el presupuesto se haga correctamente.

¿Porqué son tan caros los efectos visuales? Los VFX son una tarea muy laboriosa que se lleva mucho tiempo. Un gran proyecto puede tener a 200 personas trabajando en el transcurso de varios meses o un año.

El primer paso en el proceso es que alguien en el estudio lance una estimación para los VFX. Hace años, un productor con mínima experiencia en vfx podía esbozar un presupuesto que se quedaba corto en un orden de magnitud. En estos días, la mayoría de los grandes estudios tienen un jefe de VFX a cargo del presupuesto y de la asignación del trabajo.

Inicialmente, el productor de VFX de la película desglosa el guión (probablemente con la participación de un supervisor) o puede ser desglosado por el productor y supervisor de una compañía de efectos. Se crea una cuenta aproximada de los planos de vfx basándose únicamente en el texto del guión. Notese que aunque Producción haya numerado las escenas, estas no se desglosan en planos específicos, que es lo que se requiere para presupuestar los vfx. Los planos se pueden clasificar en difíciles, medios y máciles para permitir establecer un coste aproximado por cada plano o, para acelerar el proceso, se puede asignar un coste medio a todos los planos. Una película de estudio suele tener un costo medio por plano en el rango de $10.000 a $60.000. Los proyectos de bajo presupuesto pueden tener un coste de $1.000 o menos por plano.

Estas estimaciones aproximadas se envían al estudio para su evaluación. La compañía de VFX se puede reunir con el director y el equipo para ajustar algo más la oferta quitando potenciales planos de vfx que esperan que se hagan con especialistas o clarificar algunos de los planos previstos.

Durante la fase de preproducción, el director trabaja con los artistas para crear storyboards y/o animación de previsualización. Estos recursos se usarán para crear ofertas más precisas. La Producción o el jefe del estudio de VFX enviará un paquete a cualquier compañía de VFX que oferte el trabajo junto con unos parámetros. Los parámetros pueden incluir la longitud media del plano (normalmente 5-8 segundos), "handles" (N del T: propongo la traducción de "márgenes") (4-16 fotogramas en cada extremo del corte del plano del montador, para permitir algunos ajustes), fechas de entrega, formatos de envío (celuloide, digital, ambis), fechas de proyecciones temporales, etc. Cada plano puede también incluir especificaciones o suposiciones. Debido a las restricciones de tiempo, se pueden hacer ofertas por secuencia tan pronto como estén hechos los storyboards de esa secuencia.

En algunos casos, el estudio emplea a una compañía o múltiples compañías para hacer trabajo de concepto y algo de I+D. El estudio puede requerirlo antes de proceder al siguiente nivel y asegurarse de que el aspecto y modo de hacerlo es el que quieren.

Con los storyboards y la información a mano, el supervisor de efectos visuales determina la mejor metodología. El/ella trabaja con el/la productor/a y el equipo (jefe de composición, jefe TD, supervisor de CG, etc) para revisar la forma de encarar el proyecto. Si es una producción con mucha animación, seguramente estará también el supervisor de animación. Luego, cada plano es desglosado en detalle teniendo en cuenta la cantidad de tiempo requerida para cada tarea. Idealmente se implican al personal clave, pero también esto puede ser realizado por el productor y el supervisor si creen que tienen una idea precisa.

El supervisor de animación puede revisar el plano y determinar que le llevará 8 días a un animador. El supervisor de CG puede pensar que un director técnico (TD, del inglés Technical Director) puede tardar 5 días en iluminar la escena y currarse la estética.Se hacen estimaciones para la composición, rotoscopia, retoque de imagen, pintura, modelado especializado, pintura matte, simulaciones, quitar suciedad, etc. Cada una de estas fases va a una hoja de cálculo que tiene el productor de vfx. El modelado (ya sea CG o real) se presupuesta ( así como los mapas de textura o la pintura del modelo requeridos) junto a I´D. Cuando estás con cientos de planos, este proceso puede llevar días.

Todas estas estimaciones se basan en la experiencia real y sensaciones instintivas. Se tienen en cuenta la complejidad y dificultad de los planos. Una compañía que haya estado operando durante algún tiempo debería tener medias de otros trabajos a los que referirse (aunque raramente lo hacen). Por supuesto, todas estas estimaciones tienen que tener en cuenta algunos cambios y hacer múltiples tomas. Algunas compañías ofrecen el precio más bajo posible (como si todo fuera perfecto y no hubiera cambios) para conseguir el proyecto y luego fuerzan a Producción a que hagan peticiones de cambios por cada cambiom grande o pequeño. Esto crea un incómodo y penoso proceso para todos los implicados. Siempre es mejor tener en consideración algún tiempo para ajustes razonables o cambios. Si el equipo de VFX ha trabajado anteriormente con un director o estudio dados, pueden hacer algunos ajustes a las estimaciones basadas en el número de cambios de la última producción.

El mayor peligro al crear las estimaciones es ser demasiado optimista. Tu primer impulso es decir que posiblemente no debe llevar tanto tiempo en hacer ese plano. Es simplemente una sencilla pantalla azul, etc. Esto es especialmente cierto cuando la persona que que hace las estimaciones es probablemente un experto y puede hacer el plano rápidamente. La realidad es que no hay planos sencillos, las tomas originales no serán tan buenas como hubieras esperado, habrá cambios, etc. También tienes que tener en cuenta al trabajador medio que curre en ese puesto en esa compañía. El rango de calidad y velocidad entre empleados puede ser muy amplio. Una persona puede ser capaz de hacer algo en un día y a la otra llevarle una semana.

En algunos casos, el productor y el supervisor de vfx pueden modificar o "acolchar" el plano presupuestado. Esto puede ser delicado y es mejor que sea tratado a la hora de presupuestarlo en grupo. Si el productor piensa que una cierta tarea está bajo precio, entonces debería subirlo. El peligro es que si las estimaciones se modifican después, la persona que proporciona la oferta inicial puede ser verse responsable de ello, incluso aunque lo haya cambiado muy poco tiempo después. Si estás ofertando para una película, sugiero que siempre guardes tus propias notas por si hubiera una discrepancia meses después. El otro tema es si el productor acolcha la oferta y la gente que proporcionó originalmente la estimación estaban acolchando sus estimaciones, acabarás con una oferta doblemente acolchada. Esto puede significar que puerdas el proyecto.

A la hora de planear una película, el productor y el supervisor intentan hacer un casting, de la misma manera que ell director elige a los actores. ¿Quiénes son los mejores disponibles para las diferentes tareas y para los diferentes puestos de responsabilidad? ¿¿Hay un animador que sea perfecto para un personaje o un modelador que sea muy bueno con el modelado orgánico requerido? Desafortunadamente, el calendario y otras películas pueden impedir la flexibilidad de tener una elección en estas cuestiones. No es inusual que los modeladores estén ocupados con el proyecto de otra compañía. Este retraso en hacer los modelos inicia una cascada de retrasos en toda la producción. Todo esto se tiene que tener en cuenta internamente en la compañía.

El productor de vfx calcula el coste del plano basándose en las estimaciones de tiempo y el costo medio de ese tipo de persona en esa compañía. Esta tarifa incluirá probablemente no sólo el sueldo del empleado sino también sus gastos relacionados como seguridad social y pensión. Nótese que la mayoría de los artistas de vfx trabajan jornadas de más de 8 horas, por lo que también se tienen en cuenta las horas extra para la estimación. Algunas compañías incluyen en estas estimaciones de tiempo todos los gastos generales y el margen de beneficios. En algunos casos pueden incluir el coste de I+D o los costos del modelado. Si una secuencia de 10 planos tiene un presupuesto de modelado de $100.000, añadirán $10.000 a cada plano de la secuencia.

Sin embargo, el mejor proceso, y el más limpio es llevar estos costes por separado. Si incluyes un montón de costes extra en el presupuesto de tiempos, entonces las cosas se vuelven muy absurdas según se vayan haciendo cambios. En el ejemplo anterior, si la secuencia de 10 planos se recorta a 1 plano, entonces solo tienes el coste de 1/10 de los costes de modelado. Si la secuencia se cae antes de empezar en ella, pero después de haber hecho los modelos, entonces tienes que hallar una manera de cubrir el precio del modelado en algún otro lugar. Si se añaden 100 planos esto no significa necesariamente que dus gastos generales suban dramáticamente. Asímismo, si Producción requiere un montón de horas extra al final de la producción, entonces estos cálculos se saldrán de madre.

Los gastos generales incluyen todo el trabajo y los materiales no directamente relacionados a un plano o que no puedan desglosarse especialmente en planos. El personal básico de asistentes de producción, coordinadores, productor de vfx, supervisor de vfx, etc, son todos parte de los gastos generales. El costo de los ordenadores, software, comerciales, recursos humanos, etc tienen que ser añadidos también. El tiempo que el artista de vfx pase en reuniones o en la preparación general (ensayar la "pipeline") también cae en esta categoría. La cantidad de tiempo entre proyecto y proyecto en el que la compañía sigue pagando la nómina se tiene que incorporar también.

También se calcula una estimación para el rodaje de tomas que tendrán un supervisor de vfx y posiblemente un pequeño equipo de matchmovers o coordinadores.

Se añadirá un porcentaje al total para cubrir beneficios. Contrariamente a la creencia de los estudios, el beneficio en efectos visuales no es astronómico (como por ejemplo, no tanto como la mayoría de las tiendas).

Si eres un autónomo o una nueva y pequeña empresa, intenta hacer el trabajo bnasándote en tiempo y materiales a ser posible. Tienes que proporcionar una estimación básica pero si el director o la compañía de efectos que te está contratando cambia algo, no te verás forzado a cubrir el coste de los cambios. Los autónomos primerizos cometen el error de cobrar lo que estuvieran cobrando si trabajaran para otra compañía. El problema es que no incluye ninguno de sus gastos generales tales como seguridad social, gastos de ordenador y software. También estás asumiendo que trabajarás a tiempo completo, lo que no será el caso para la mayoría de los autónomos.

El productor de vfx tiene que esbozar el tiempo lineal requerido para hacer el trabajo. Si tienes 15 TD's y les llevará 20 semanas de trabajo, pero Producción solo tiene 12 semanas de postproducción, entonces tiene quue haber algunos ajustes. O bien hay que traer más gente, o bien se añaden más horas extra, o bien el número de planos que la compañía puede hacer debe ser recortada. Como mencioné antes, si hay otras producciones en la compañía, la asignación de recursos (para ambos, personas y ordenadores) puede ser un verdadero problema si una producción añade o recorta unos 100 o 200 planos de un proyecto (desafortunadamente, esto no es inusual).

Los Efectos Visuales son normalmente o un festín o hambruna. O bien hay demasiados proyectos y una compañía tendrá que rechazar trabajo o no hay suficiente trabajo y la compañía tiene que hacer lo que pueda para conseguir el proyecto. En algunos casos la compañía puede elegir ofertar el proyecto al coste (sin beneficio) o incluso con pérdidas. Las compañías más astutas saben que si tiene que abandonar a gente les costará mucno más recontratar nueva gente y que se incorporen al ritmo de los istemas internos.

Al final, la compañía de vfx proporciona un coste para cada plano (sin desglosar en cada tarea) junto con un presupuesto de gastos generales, presupuesto de modelado y presupuesto de I+D. Cualquier suposición que haga el equipo ofertante debe ser claramente expuesta para cada secuencia y cada plano. (El coche será un coche de especialistas, el fuego lo proporcionará el equipo de efectos especiales en el lugar de rodaje, etc). En publicidad hay formularios estandarizados de ofertas de precios, pero no hay estandar en efefctos visuales para cine. Probablemente el estudio sumará todos los costes y lo dividirá por el número de planos para tener un coste medio por plano. Así, pueden usarlo para hacer una comparación aproximada con otras ofertas así como para ayudar con aproximaciones de añadidos y cortados. Por supuesto, el estudio probablemente pedirá a la compañía de vfx que afile sus lápices y proporciene mejores cifras y pueden pedirle al director que corte planos o que elimine una secuencia basandose en consideraciones presupuestarias.

No te sorprendas si el estudio te pide hacer este proceso una docena de veces. Los storyboards y los conceptos cambian, lo que requieren una reoferta. Ofertar precios ocupa una gran cantidad de tiempo de prerproducción.

Múltiples compañías de vfx ofertan sus precios para un trabajo. El productor de vfx de la película puede elegir compañías específicas para que le oferten sobre secuencias específicas. Si una compañía tiene una especialidad (tal como las pinturas matte) pueden ofertar solo para esos planos La calidad del trabajo, las experiencias anteriores del estudio y la habilidad para acomodar muchos más planos, todo esto es tomado en cuenta.

En este punto, el estudio y la compañía acuerdan sus contratos. En algunos casos, puede que los contratos no sean oficiales hasta el fin de la producción, pero, por supuesto, el mejor modo de tratarlo es cerrarlo antes de producción. Nótese que el contrato puede cerrar una oferta específica incluso aunque después lleguen cambios adicionales y nuevos storyboards. Es de vital importancia hacer que un abogado experto en esta industria revise el conbtrato, puesto que los estudios tienen equipos de abogados que se especializan en esto. Necesitas asegurarte de que todos están al tanto de lo que tenga que ver con suposiciones y calendario de entregas. También necesitas tener muy claro el calendario de pagos. Algunos se hacen por lotes semanales, y otros se hacen cuando se consiguan hitos (por plano, o por grandes secuencias).

Durante la producción, el supervisor y el productor avisan al estudio cuando se hagan cambios o adiciones que puedan afectar al presupuesto. Notese que la fecha de estreno de la película no cambiará, así que el único modo de lidiar con los añadidos es meter más gente, más horas extra o compañías adicionales.

Una vez que la película está rodada, y hay un promer montaje provisional que pueda ser enviado, la compañía de vfx probablemente revisará la oferta y la compará con lo que realmente tienen entre manos. Pueden cambiar bastantes cosas del plan al resultado final, y esta es una comprobacion final de realidad antes de que empiece el trabajo.

Mano a mano con el presupuesto está el calendario. Cuando los presupuestos están hechos, se hace un calendario preliminar. Normalmente hay un calendario para las recepciones. Esto es cuando Producción (director y montador) le dan una secuencia editada a la compañía de vfx. Si las recepciones suceden más tarde de lo planeado (un acontecimiento frecuente), entonces todo el calendario y el presupuesto pueden verse afectados. El tiempo es dinero, dicen. También la fecha de los finales (cuando se supone que todos los planos se han hecho) puede variar un poco, pero es muy poco usual que cambie la fecha de lanzamiento de una película. Si cambia, puede ser para peor (o sea, para antes).

Al planificar, se tiene en cuenta el trabajo de cada paso del proceso. El montador de vfx proporcionará los números del negativo, la película tiene que ser escaneada, luego va el "matchmoving" (N del T: casar la cámara virtual 3d con la cámara real) o "layout" (N del T: preparar la escena 3D para trabajar en ella). Después empieza el animador, luego el TD y luego el compositor. Estos tres últimos se solapan mucho o poco dependiendo del plano y de la "pipeline". La mayoría de las personas trabajan en 2 o 3 planos a la vez. Incluso aunnque un plano haya sido presupuestado en 2 semanas, puede tardar 3 o 4 semanas en completar puesto que hay un tiempo de espera para la respuesta del director o mientras se hacen otros cambios. En algunos casos, un plano puede tener que ser puesto en espera durante un mes o más mientras se hace un cambio o hasta que se ruedan elementos adicionales.

Idealmente, a cada tarea para cada plano se le hace un seguimiento ya sea mediante fichas de tiempo o mediante una base de datos. Si no se les hace el seguimiento, se hace muy difícil determinar cuánto ha progresado en relación con el calendario y el presupuesto puesto que el tiempo lineal y el tiempo presupuestado son diferentes. Si no se monitoriza el trabajo puede que no te des cuenta de cuanto te has pasado de presupuesto o si te has retrasado hasta la última fase de la película, cuando es demasiado tarde.

Para un productor de vfx el peor método es decir "nos hemos pasado en $5000 en un plano específico o soltar un tocho de documentos con muchas gráficas en el despacho del supervisor. En este momento el plano ta está en rojo y tienes que dedicar tiempo a imaginar qué significa esa cantidad (qué tareas está causando el problema, si es la cantidad de dólares con el beneficio, etc). El mejor método es monitorizar los planos y etiquetarlos según alcancen etapas críticas (realizado el 50% de una tarea, el plano se tiene que terminar esa semana, etc) Como ejemplo: si el tiempo de composición está usado ya al 75% y hay mucho más trabajo que hacer, entonces el supervisor puede querer revisar el plano con el compositor y determinar si hay algo que se pueda hacer para simplificar o completar el trabajo en el tiempo presupuestado. Puede haber otros 200 planos similares por hacer aún, así que si hay algún defecto en el enfoque del problema entonces debería modificarse o tratarlo con producción.

Se celebran reuniones diarias ("dailies") para revisar el trabajo en marcha. El equipo crea objetivos semanales de qué planos deberían completarse. Estos objetivos son revisados y frecuentemente tienen que ser ajustados. Un plano que estaba planificado para acabarse esta semana tuvo que ser pasado a la siguiente semana porque el director lo rechazó o porque había mayores problemas de los planeados. Según se acerca la fecha final de la producción, las revisiones semanales se convierten en revisiones diarias. No esperes hasta el último minuto para alertar a la compañía productora de la película si hay cuestiones de calendario.

Si al final de la producción la cosa está muy apretada, los costos empezarán a dispararse con las horas extra y otros cargos por la precipitación se cargan a la compañía.